2012/03/05 23:00

站著開會 省時高效率

連昭慈 李宇承 報導  / 台北市

  您是上班族嗎?每天上班,您是否很討厭一件事,那就是開會!說到開會,很多會議常常一開就是一兩個小時,會議結束後,大家對於會議的內容,也不見得能夠記得清楚,所以,現在台灣不少企業,拋開過去坐著開會的模式,改用站著來開會,神奇的是,績效都有明顯的成長。

  主要原因是,站著開會能夠長話短說,專注力提高,拉近彼此距離,所以現在這股風氣,也吹進了台灣。有些房仲業、汽車業,都加入站著開會的行列,果然,戰鬥力大為提升。其實這種站著開會或站著上班的風氣,是從美國開始,前年美國矽谷就吹起站著辦公的旋風,因為美國研究指出,女性每天久坐超過6小時,死亡率會增加百分之37,男性死亡風險也會增加百分之18。所以,站著開會,不只績效提升,也可以改善很多健康問題,難怪全球企業都在跟進。

  這間位在美國的辦公室長很不一樣,寬敞的空間裡,辦公人員一邊盯著電腦螢幕,一邊踩著跑步機,別懷疑,他們是在工作,不是在健身,前年開始,美國矽谷的科技公司,就提倡讓員工站著上班,臉書也有兩百名員工,開始使用站立式辦公桌,然而,現在站著上班或是站著開會的風潮,已經吹到台灣來。實際來到這間房仲公司,一大早,就和很多上班族一樣,才剛進辦公室,就要開會。

  店長一聲令下,業務員到白板前集合,就定位排排站,參與晨間會議,仔細看,每個人眼睛直視前方,神情專注,輪流發言也都惜字如今。對業務員來說,時間就是金錢,所以會議的時間越短,就有越多時間可以留給客戶,說到站著開會的發起人,就是店長余正傑,過去他和同仁開會,也都讓同仁坐在椅子上。

  會議過程中,自己滔滔不絕,台下的人開始低頭各做各的事,有人玩手機看影片、有人聊天、有人想睡覺、一個小時的會議,沒有人仔細聽台上說了什麼。店長覺得這樣的開會方式,只是浪費大家時間,所以靈機一動,決定顛覆傳統。

  從這時候開始,即使是在有座位的會議室,大家也都乖乖配合站著開會,實際執行之後,一場會議花不到十分鐘。因為同仁清一色都是30歲不到的年輕業務,大家對這種新的開會方法,接受度也很高,而且如此一來,不但節省開會時間,戰鬥力也提高了。

  站著開會提升員工績效,汽車業也跟進。早上八點半,是這家汽車業的例行會議,各部門主管,拿著資料,俐落熟練的把資料貼上白板,這間沒有桌子也沒有椅子的地方,就是他們的會議室,另外一個特殊的名字,叫做戰鬥房。

  小小的地方就可以容納十幾個人,近距離進行交流,站著開會的想法,來自這位戴著眼鏡,笑容滿面的總裁李國寶,進入這間汽車公司24年,從2010年開始,他就發現站著開會是一個極為有效率的方式,決定大力推行。原本一個多小時的會議,半個小時就搞定,不過,兩年前,開始執行的時候,員工的確有點不習慣。

  對於站著開會,還是有人持反對意見,就有學者認為,「站著開會」並不適合複雜的議題,也有一說,站著開會,血液都流到腳底,腦袋不見得比較清楚。再加上,站著不方便做筆記,如果站在前面的同仁,個子比自己高,視線也容易被擋住。當然,沒有一個方法完全沒缺點,但是,兩年來這間汽車業實行的結果證明,業績扶搖直上,員工的接受度也越來越高。

  美國一項研究發現,全球科技業的主管,越來越喜歡讓員工站著開會,好處是講話的人傾向長話短說,聽話的人也比較專心,比「坐下來」開會平均省下1/3的時間,再加上站著可以拉近參與會議者的距離,效率當然提高,比腦力拼創意的設計公司,更把站著開會的觀念發揮得淋漓盡致,設計這款跑步簡報機,一邊跑步一邊做簡報。輪到上台報告的員工,跑步速度越快,簡報時間就能縮短,但如果沒準備好就上台,小心遇到這種場面。

  這下糗大了,這位先生,得在跑步機上跑個沒完沒了,為了避免這樣的下場,自從跑步機運用在會議中,大家都會在開會之前,好好準備,更不會廢話太多。不過,這個跑步簡報機設計的用意,並不是用來懲罰員工啦,設計師王俊捷是為了員工健康和身材著想。果然,跑步機運用在簡報之後,這位女員工,成功瘦身。

  根據美國癌症學會所做的研究,每天長坐超過六個小時,罹患心血管疾病的風險就會增加,女性死亡率增加百分之37;男性增加百分之18;所以,站著開會,不但可以增加效率,對健康也有很大的幫助,物理治療師就說,如果一天到晚老是坐著,對身體真的有害無利。但是他也提醒,就算是站著,也要記得要抬頭挺胸縮小腹,隨時活動全身關節。

  另外,久站超過半小時,也得注意可能會帶來反效果。雖然站著開會或是站著辦公,並非只有優點沒有缺點,但是提昇企業績效是個不爭的事實!現在這股風潮已經在全球蔓延開來,台灣的民間企業紛紛跟進,但最需要站著開會,或許是我們的公家機關。少了長篇大論,和發呆打盹,也許我們國會殿堂立法院的議事效率可以突飛猛進。

新聞來源:華視新聞



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